Một số lưu ý về hệ thống quản lý dữ liệu nội sinh

• Hệ thống chỉ lưu trữ nội dung text đã xử lý của tài liệu, không lưu trữ tài liệu gốc. Do đó, không nên coi đây là một nơi để lưu trữ tài liệu nội sinh gốc của đơn vị.

• Đơn vị cần đảm bảo giữ thông tin tài khoản đăng nhập hệ thống quản lý dữ liệu của mình.

• Khi đơn vị có nhiều người cùng thực hiện việc đẩy và quản lý dữ liệu, không nên chia sẻ cùng một tài khoản mà nên tạo tài khoản riêng và phân quyền cho mỗi người. Nhật ký hoạt động sẽ ghi lại tất cả các hành động ảnh hưởng đến dữ liệu (từ đó có tác động để điểm kiểm tra trùng lặp), do đó việc sử dụng riêng tài khoản sẽ biết rõ được ai là người thực hiện hành động thay đổi dữ liệu nếu có vấn đề liên quan xảy ra.

• Nên hạn chế việc xóa dữ liệu, vì nó ảnh hưởng đến kết quả kiểm tra trùng lặp.

• Hệ thống chưa hỗ trợ xử lý tài liệu scan, trong trường hợp có tài liệu scan, xin vui lòng chuẩn hóa tài liệu trước khi index.